Digitale concerncommunicatie kan ook tot de administratie van de failliete entiteit behoren.
Wanneer een vennootschap binnen een concern failliet gaat, strekt de administratieplicht van de curator verder dan u misschien verwacht. Ook e-mails die zich bevinden op servers of in mailboxen van andere groepsvennootschappen kunnen tot de faillissementsadministratie behoren, zelfs wanneer de afzenders niet formeel bij de failliete B.V. in dienst waren. Een recente uitspraak van het gerechtshof verduidelijkt de reikwijdte van artikel 92 Faillissementswet in de digitale praktijk, en laat zien dat de communicatiestructuur binnen een concern daarbij voor rekening en risico van het concern komt. Tegelijk benadrukt de rechtspraak dat zorgvuldige waarborgen noodzakelijk zijn bij toegang tot gevoelige bedrijfsinformatie.
Ook e-mails op concernaccounts vallen onder de administratie van de failliet.
De administratie wordt niet langer uitsluitend in ordners en boekhoudmappen bewaard. Tegenwoordig wordt de administratie steeds vaker digitaal opgeslagen. Deze digitale administratie bestaat onder meer uit diverse e-mails, contracten, personeelsadministratie en financiële administratie.
Op 5 maart 2024 gaat een besloten vennootschap failliet. Deze vennootschap maakt deel uit van een concern. In deze zaak neemt de curator de administratie onder zich en verzoekt hij, op grond van artikel 92 Fw, om toegang tot e-mailaccounts van concernmedewerkers. Volgens de curator behoren alle e-mails die betrekking hebben op de failliete vennootschap tot haar administratie, ook wanneer deze zich bevinden op accounts of servers van andere groepsvennootschappen. De bestuurder zou verplicht zijn daaraan mee te werken.
De eerste stap: toegang tot mailboxen
De curator verzoekt de bestuurder om toegang tot de e-mailaccounts van concernmedewerkers te geven. Volgens hem maken alle e-mails die betrekking hebben op de failliete vennootschap deel uit van haar administratie, ook als deze via accounts van andere groepsvennootschappen zijn verzonden of ontvangen.
Na sommatie krijgt de curator toegang tot de mailboxen van dertien medewerkers van de failliete vennootschap. Wanneer de curator ook inzage vraagt in de e-mails van zeven andere concernmedewerkers, ontstaat een conflict. Volgens de bestuurder hebben deze concern medewerkers nooit voor de failliete vennootschap gewerkt. De curator start daarop een kort geding.
Kort geding: recht op e-mails, maar niet zonder grenzen
De voorzieningenrechter bevestigt een belangrijk punt namelijk, ook digitale bestanden, waaronder e-mails die zich bevinden op servers van derden, kunnen tot de administratie van de failliete vennootschap behoren en vallen in beginsel onder artikel 92 Fw (vgl. Hof Den Haag, 11 maart 2014, ECLI:NL:GHDHA:2014:2206).
Desondanks krijgt de curator geen inzage. De voorgestelde filtering op de naam van de failliete vennootschap wordt door de voorzieningenrechter als te ruim beoordeeld. De zoekterm zou niet alleen relevante e-mails opleveren, maar ook toegang geven tot bedrijfsvertrouwelijke en staatsgevoelige informatie, onder meer vanwege defensieactiviteiten binnen het concern. Daarnaast was onvoldoende duidelijk hoe de gefilterde data veilig zouden worden opgeslagen en bij wie deze in bewaring zouden worden gegeven.
De voorzieningenrechter wijst daarom de vordering van de curator af. De zeven mailboxen blijven ontoegankelijk.
Hoger beroep: focus op veiligstelling, niet op inzage
In hoger beroep kiest de curator een andere strategie. Hij laat de eis tot inzage los en beperkt zijn vordering tot de veiligstelling en bewaring van de e-mailbestanden. Hiervoor wordt een gedetailleerd filter- en bewaarmodel (protocol) opgesteld, waarin rekening wordt gehouden met vertrouwelijke en defensiegerelateerde informatie.
De curator vordert dat de e-mailbestanden van de zeven concernmedewerkers, met specifieke extensies, worden gefilterd en vervolgens in gerechtelijke bewaring worden gegeven.
Oordeel van het hof: administratie stopt niet bij de rechtspersoon
Het hof benadrukt dat e-mails die betrekking hebben op de failliete BV óók tot haar administratie kunnen behoren wanneer ze zich bevinden op servers of accounts van andere groepsvennootschappen.
Dat de betrokken medewerkers niet formeel bij de failliete BV in dienst waren, doet daar volgens het hof niet aan af. Zij gaven (in)direct leiding aan de BV en communiceerden concern breed via gedeelde e-mailaccounts. De communicatiestructuur valt daarmee voor risico van het concern.
Het nieuwe protocol biedt voldoende waarborgen. Het voorziet in gerichte filtering, uitsluiting van vertrouwelijke informatie en gerechtelijke bewaring van uitsluitend de gefilterde bestanden. Daarmee is het eerdere bezwaar van onvoldoende bescherming weggenomen.
De uitkomst
Het hof wijst de gevraagde voorziening toe. De bestuurder moet meewerken aan de veiligstelling en gerechtelijke bewaring van de e-mailbestanden. Inzage door de curator is nadrukkelijk nog niet aan de orde en kan pas in een later stadium plaatsvinden, met aanvullende procedurele waarborgen.
Wat betekent dit voor de praktijk?
Deze uitspraak benadrukt dat digitale administratie binnen een concern niet ophoudt bij formele scheiding tussen vennootschappen. E-mails die namens of aan een failliete entiteit zijn verzonden, kunnen onder de faillissementsadministratie vallen, zelfs wanneer zij zich op ‘andere’ accounts bevinden. Tegelijkertijd laat de zaak zien dat zorgvuldige waarborgen essentieel zijn wanneer gevoelige of vertrouwelijke informatie in het geding is. De wettelijke taak van de curator en het belang van vertrouwelijkheid binnen een concern kunnen daarbij een spanningsveld opleveren.
Heeft u vragen over dit onderwerp? Wilt u meer weten over uw specifieke situatie? U kunt altijd vrijblijvend een afspraak maken met onze specialist op dit rechtsgebied.
Of belt u met ons via 0172 – 49 43 45 of vul het contactformulier in.
0172 - 78 79 05
